Produktivität steigern: Dieser Leitfaden zeigt dir, wie

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Produktivität ist einer der Begriffe, der in den letzten Jahren immer mehr in den Fokus vieler Marketer, Selbstständiger und Unternehmer gerückt ist. Kein Wunder, denn unsere moderne Arbeitswelt zeichnet sich durch immer mehr Konkurrenz und steigenden Innovationsdruck aus.

Wer etwas aufbauen will, wird nach seinem Output, nicht nach seinem Input bewertet. Kunden interessiert es nicht, wie lange wir brauchen, um unser Produkt auf die Beine zu stellen. Kunden interessiert das Produkt und das, was sie damit tun und erreichen können.

Was wir tun sollte deshalb dort einen Unterschied machen, wo es zählt. Deshalb geht es in diesem Artikel nicht um „3 einfache Tricks mit denen du deine Produktivität steigern kannst.“ Wir stellen dir auch nicht die „10 besten iPad Apps für mehr Produktivität“ vor. Und nein, ich will dir nicht erklären, dass du zeitfressende Aktivitäten vermeiden solltest.

Ich möchte mit dir in diesem Artikel etwas tiefer gehen. Apps, Tricks und Abkürzungen sind nicht das Ziel. Ständig motiviert zu sein ist nicht das Ziel.

Ziel ist es herauszufinden, was du wirklich tun willst, sodass du Systeme errichten kannst, die es dir erlauben, dein Bestes zu geben. Tag ein, Tag aus. Woche für Woche. Monat für Monat.

Ein wasserdichtes System tut zehnmal mehr für deine Produktivität, als es eine App je könnte.

Warum die meisten Ratschläge zum Thema Produktivität nicht funktionieren

Ein gutes System fußt auf den Grundlagen, nicht auf Tipps und Taktiken. Stell’ dir für einen Moment vor, du würdest Fußball gegen Lionel Messi spielen. Nur du und er auf einem kleinen Bolzplatz.

Du hast die besten und neuesten Schuhe, ein maßgeschneidertes Trikot und die schickste Hose, die man für Geld kaufen kann. Messi dagegen spielt in Sandalen, ohne Trikot und in einer zerrissenen Hose.

Wer gewinnt?

Es klingt fast schon lächerlich, doch genau so gehen die meisten vor, wenn sie ihre Produktivität steigern wollen. Tools und Apps sind lange nicht so wichtig, wie wir manchmal glauben. Doch gerade zu Beginn fokussieren wir uns leidenschaftlich auf die Details — die vermeintlich besten Tools oder Apps.

Doch so wie uns neue Schuhe und ein schickes Trikot nicht in Lionel Messi verwandeln, tun die meisten Tipps und Apps wenig für unsere Produktivität.

Lass’ die Details die Details sein und fokussiere sich stattdessen auf das, was zählt: Die Grundlagen und die Psychologie hinter diesen Grundlagen. Erst dann kommen die Details. Erst dann können wir mit einem anderen Kalender noch etwas rausholen.

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Diese zwei Faktoren beeinflussen deine Produktivität

Die Grundlagen repräsentieren…

dein Umfeld.

Wo du arbeitest.

Mit wem du dich umgibst.

Wie viel Schlaf du nachts bekommst.

Wie du dich ernährst und,

dass du abends schon weißt, woran du am nächsten Morgen arbeiten wirst.

Diese Punkte sind nicht besonders sexy. Und wahrscheinlich spricht deshalb kaum jemand darüber. Doch wenn die Grundlagen nicht sitzen, kann der Rest noch so gut sein. Hiermit steht und fällt deine Produktivität.

Die Psychologie hinter den Grundlagen bezieht sich auf deine Fähigkeit, die Grundlagen einzuhalten. Nein sagen zu können, wenn etwas deinen Plan durcheinander bringt. Rückschläge hinnehmen zu können, positiv und belastbar durchs Leben zu gehen.

Erst dann werden die Details relevant.

Schritt 1 zu mehr Produktivität: Festige die Grundlagen

Als ich begann das Thema Fitnesstraining etwas ernster zu nehmen, habe ich Stunden mit dem Gucken von YouTube Videos verbracht. Ich habe Nahrungsergänzungsmittel recherchiert und mich mit neuen Sportklamotten eingedeckt.

In anderen Worten:

Ich habe mich um die Details gekümmert, lange bevor diese auch nur im Ansatz relevant waren. Am Anfang war es wichtig, dass ich mich aufs Fahrrad oder auf die Hantelbank setzte, die Laufschuhe schnürte und eine Runde im Park drehte.

Erfolg wird in unserer Kultur oft als etwas Mysteriöses angepriesen. Magazine sprechen vom „Geheimnis der Stars“ oder von den „besten Geschäftsideen“ bekannter Unternehmer. Doch echter Erfolg erfordert echten Einsatz. Nichts, was es sich zu haben oder zu können lohnt, fällt einfach so vom Himmel. Erfolg ist kein einmaliges Event, sondern das Ergebnis von täglichem Einsatz über einen längeren Zeitraum.

Niemand ist in der Lage über einen langen Zeitraum sein Bestes zu geben, qualitativ und produktiv zu arbeiten, wenn die folgenden Basics nicht sitzen.

Grundlage #1: Ausreichend Schlaf

Schlaf war jahrelang als notwendiges Übel angesehen. Als etwas, das sich zwei Mal im Jahr im Urlaub nachholen und ansonsten durch Koffein ersetzen lässt. Die Wichtigkeit von Schlaf rückt zwar immer weiter in das kollektive Gedächtnis, trotzdem erklären uns berühmte Gesichter immer noch, dass sich der Schlüssel zum Erfolg hinter harter Arbeit versteckt und, dass Schlaf dabei vernachlässigt werden kann.

Ein relativ neues Beispiel: Arnold Schwarzenegger, der seinen Zuhörern erst vor kurzem riet, „schneller“ zu schlafen, um sich „den Arsch abarbeiten zu können.“

Harte Arbeit ist wichtig, keine Frage. Doch harte Arbeit ist noch lange kein Garant für Produktivität und das Erreichen der eigenen Ziele. Wer lange Zeit hart an den falschen Dingen arbeitet, kommt nicht an.

Wer all das zudem noch unausgeschlafen tut, macht noch weniger Fortschritte. Forscher an der University of New South Wales in Sydney haben herausgefunden, dass Schlafmangel einen ähnlichen Effekt auf uns hat, wie Alkohol. Unausgeschlafen am Schreibtisch zu sitzen ist wie betrunken zu sein — und für die eigene Produktivität damit wenig förderlich (Quelle).

Vielen von uns ist das bewusst. Wir alle waren schon einmal müde im Fitnessstudio und haben uns gewundert, warum wir heute so schlapp sind. Wir alle saßen schon einmal müde im Auto und waren ganz irritiert auf uns einer eigentlich gut bekannten Strecke unterwegs.

Was vielen nicht bewusst ist ist, dass es nicht nur um die absolute Anzahl der Schlafstunden geht, sondern auch um den Zeitpunkt des Schlafes. Jeder Mensch hat eine innere Uhr. Diese innere Uhr lässt sich laut Psychologe Michael Breus vier verschiedenen Chronotypen zuordnen:

Löwen (Frühaufsteher), Bären (klassischer Tag-Nacht Rhythmus, benötigen 8-9 Stunden Schlaf), Delfine (kämpfen oft mit Schlafstörungen) und Wölfe (haben Nachts am meisten Energie) (Quelle).

Wer sich nicht an die eigene innere Uhr hält, ist nicht nur weniger fit und damit weniger produktiv, sondern auch anfälliger für Krankheiten. „Social Jetlag“ lautet der Fachbegriff für die Diskrepanz zwischen der tatsächlichen Zeit des Aufstehens und der individuell optimalen Zeit des Aufstehens.

Laut einer Studie, die 2012 im Fachmagazin Current Biology erschien, leiden zwei Drittel der westlichen Bevölkerung unter mindestens einer Stunde dieses Social Jetlags (Quelle).

„Schlafe ausreichend und identifiziere deinen Schlaf-Chronotyp.“ Dieser Tipp ist weder sexy, noch bahnbrechend. Doch genau darum geht es. Produktivität beginnt nicht erst am Schreibtisch. Produktivität beginnt schon deutlich bevor wir uns an den Schreibtisch setzen. Produktivität bedeutet, dass wir uns die bestmögliche Chance geben, am Schreibtisch unsere beste Arbeit machen zu können. Wer ausreichend schläft, hat 75% der Strecke bereits hinter sich.

„Aber ich kann keine 8 Stunden schlafen, ich habe so viel zu tun.“

Die Wahrheit ist: Wenn du deinen Zielen mit 8 Stunden Schlaf nicht näher kommst, hast du sehr wahrscheinlich nicht die richtigen Prioritäten — oder Grenzen (mehr dazu später). 8 Stunden Schlaf geben dir weitere 16 Stunden, um an den Dingen zu arbeiten, die dir wichtig sind. Klar, niemand steht auf, beginnt mit der Arbeit und fällt danach umgehend ins Bett. Doch selbst wenn wir weitere 3-4 Stunden für essen, kleinere Pausen, Telefonate oder Freizeit abziehen bleibt am Ende genug Zeit übrig, um Fortschritte zu machen.

Wer das nicht schafft, hat kein Motivationsproblem, sondern arbeitet sehr wahrscheinlich an etwas, das ihn oder sie nicht erfüllt. Fällst du in diese Kategorie, so wirf doch einen Blick auf unser brandneues eBook „so findest du deine Online Business Idee, die garantiert Geld verdient“.

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Im eBook zeigen wir dir, wie auch du dir im Netz etwas aufbauen kannst, das dich finanziell unterstützt und mit deinen Fähigkeiten und Leidenschaften übereinstimmt.

Denn lass uns das Kind beim Namen nennen:

Wir verbringen den Großteil unseres Lebens mit arbeiten. Nichts ist tragischer als jemand, der diese Zeit in einem Job verbringt, der ihm überhaupt keinen Spaß macht. Jemand, der sich am Sonntag Abend schon wieder auf den Freitag freut und seinen Feierabend damit verbringt, sich über den eigenen Chef zu beschweren.

Jeder von uns hat Fähigkeiten. Fähigkeiten, um die wir im Netz etwas herum aufbauen können, wenn wir bereit sind, die Zeit zu investieren. Fähigkeiten für die uns andere bezahlen. Im eBook lernst du die ersten Schritte kennen. Du lernst, was hinter einer Online Firma, wie dem Online Marketing Gym, steckt und wie du die selben Mechanismen für dich nutzt. Unabhängig davon, ob du dir lediglich 500€ zusätzliche Euros verdienen oder deine Online Firma massiv skalieren willst.

Wer mehr zum Thema Schlaf — und wie du diesen optimieren kannst — lernen will, dem kann ich Matthew Walkers „Das große Buch vom Schlaf“ nur ans Herz legen.

Grundlage #2: Gute Ernährung

Wann hast du das letzte Mal eine große Portion Nudeln verdrückt? Wie hast du dich danach gefühlt? Ready für ein Nickerchen?

Was wir essen — und wie viel wir essen — hat einen Einfluss auf unsere Produktivität. Besonders Junk Food und viele Kohlenhydrate sorgen für ein Gefühl von Schlappheit und Unproduktivität. Eine gesunde Ernährung ist damit Grundlage Nummer 2 auf dem Weg zu einem produktiveren Arbeitsalltag. Essen ist Treibstoff, nicht einfach nur der Grund, um mittags eine Stunde Pause zu machen. Mit Salat, Gemüse, einer Handvoll Nüsse und einer Proteinquelle arbeitet es sich deutlich besser und produktiver, als mit einer Vier-Käse-Pizza im Bauch. Du bist, was du isst.

Aus demselben Grund aus dem Steve Jobs immer einen schwarzen Rollkragenpullover trug, essen viele High-Performer oft das gleiche: Eine Entscheidung weniger. Das sorgt für mentalen Freiraum, den wir für die wichtigsten Aufgaben des Tages verwenden können.

Denn erneut:

Produktiv sein bedeutet nicht, dass wir mehr tun. Produktiv sein bedeutet, dass wir die wichtigsten Dinge tun. So gut wir können. Tag ein Tag aus. Wer jeden Tag entscheiden muss, was er anzieht, was er isst, wo er isst, nimmt sich mentalen Freiraum, der anderswo wahrscheinlich besser aufgehoben wäre.

Es ist kein Zufall, dass die weltbesten Sportler eine Routine vor jedem Spiel oder Wettkampf haben. Cristiano Ronaldo läuft beim Aufwärmen nicht auf das Feld und überlegt, was er als erstes tut. Ronaldo hat eine immer gleichbleibende Routine, die mittlerweile so eingefleischt ist, dass er sich voll und ganz auf das kommende Spiel und die gegnerische Mannschaft konzentrieren kann.

Klar, nicht jeder will so detailliert werden. Und jeden Tag das gleiche Essen ist vielleicht nicht Jedermanns Sache. Wer jedoch jeden Tag über 30 Minuten mit trivialen Entscheidungen verbringt, sollte sich gut überlegen, ob er seinen (Arbeits-) Alltag nicht deutlich vereinfacht.

Genau darum dreht sich auch Grundlage Nummer 3.

#3: To-Do Liste und ein sinnvoller Kalender

Das Thema Morgenroutine wird in Unternehmerkreisen immer beliebter. Aufstehen, Meditieren, kalt duschen, lesen, journaling — all diese Dinge sind erwiesenermaßen gut für Geist und Gesundheit, haben in meinen Augen jedoch noch einen weiteren entscheidenden Grund:

Wer schon vor dem Einschlafen weiß, was er am nächsten Morgen tun wird, schläft sorgenfreier und entspannter ein. Stabilität und Routine sind wichtig. Motivation kommt und geht. Gewohnheiten bleiben.

Während meiner Studienzeit in den USA teilte ich mir ein Stockwerk mit einem Assistenztrainer der American Football Mannschaft der benachbarten Uni. Jeden Sonntag trafen sich er und alle anderen Coaches, um das vergangene Spiel zu analysieren, den kommenden Gegner einzuschätzen, dessen Spiele zu studieren und die kommende Trainingswoche zu planen.

Während sich die Spieler erholten, ackerten die Coaches am Bildschirm und legten die Ziele für die kommende Trainingswoche fest. Bis zu 10 Stunden dauerten diese Meetings — ein Grund, warum mein Nachbar kaum zuhause war. Doch wenn die Mannschaft am Montag zum ersten Training der Woche kam, wusste jeder was, wann zu tun ist.

Es gibt einen Grund, warum Sportmannschaften nicht einfach so aufs Feld wandern und spontan entscheiden, was sie trainieren. Wer kurzfristig entscheidet, was er priorisieren sollte, macht in vielen Fällen Fehler. Um vernünftig planen, priorisieren und analysieren zu können, brauchen wir etwas Abstand vom Geschehen.

Nicht umsonst veranstaltet Bill Gates regelmäßig eine „Think Week“. In dieser Zeit verzichtet Gates auf seine tägliche Arbeit sowie jegliche Kommunikation nach außen. Abgeschottet von der Außenwelt ist die „Think Week“ ausschließlich dazu da, um zu denken, zu analysieren und zu priorisieren.

Auch wenn eine Think Week hilfreich sein kann — sich Sonntag abends oder zu Beginn der Woche 30 Minuten Zeit zu nehmen, um die kommende Woche zu planen und die wichtigsten Aufgaben festzuhalten, reicht in den meisten Fällen schon aus.

Wer sich angewöhnt, seinen Tag durch eine simple To Do Liste oder einen Kalender zu planen, steigert nicht nur die eigene Produktivität, sondern verbessert gleichzeitig die Zusammenarbeit mit anderen.

Mein eigener Kalender ist für meine Teammitglieder und Partner einsehbar. So vermeide ich Abstimmungsprobleme oder, dass jemand zu einem ungünstigen Zeitpunkt an der Tür klopft oder anruft.

Wer alleine oder in einem kleinen Team arbeitet, kann auf eine simple To Do Liste zurückgreifen und hier die 3 wichtigsten Dinge listen, die am jeweiligen Tag erledigt werden müssen. Diese Idee stammt von Michael Hyatt und dessen Buch „Free to Focus“ (das Buch ist deine Zeit absolut wert). Hyatt macht diese Liste am Abend und überfliegt sie am nächsten Morgen noch einmal, um sicherzugehen, dass sich an seinen Prioritäten kurzfristig nichts verändert hat. Ist das der Fall, tauscht er zwei seiner Aufgaben.

Das ist wichtig, denn unabhängig davon, was andere von sich behaupten: Wir Menschen sind nicht Multitaksking-fähig. Wer ja zu einer Aufgabe sagt, sagt gleichzeitig nein zu einer anderen Aufgabe.

Erneut: Es geht nicht darum, dass wir möglichst viele Aufgaben, auf die wir eigentlich von Anfang an hätten verzichten sollen (gleichzeitig) abarbeiten. Es geht darum, dass wir die wichtigsten Aufgaben abarbeiten und uns die Chance geben, unsere beste Arbeit zu machen.

Deep Work

Letzteres bezeichnet Georgetown University Professor Cal Newport als Deep Work. Deep Work — oder tiefe Arbeit — ist genau das, wonach es sich anhört. Wir sind in unsere Arbeit vertieft, schalten das Handy aus, verzichten auf Facebook oder andere Ablenkungen und sind mit Leib und Seele bei der Aufgabe, die vor uns steht.

Nur wenn wir uns voll und ganz auf eine Sache konzentrieren, sind wir in der Lage, unsere beste Leistung abzurufen. Wer das nicht gewohnt ist — vielleicht weil er seither mit offener Tür gearbeitet hat, weil 50 offene Browser-Tabs zur Norm oder weil eine „offene Kommunikation“, wobei jeder einfach so reinplatzen und den anderen unterbrechen darf, zur Unternehmenskultur gehörten — hat damit am Anfang in der Regel Schwierigkeiten.

Doch das ist der Punkt.

Unser Arbeitsumfeld ist so stark an unsere Produktivität gekoppelt, wie kaum etwas anderes. Sitzen diese Grundlagen nicht, gibt es keine App, die die Kohlen auch im Ansatz noch aus dem Feuer holen könnte.

In seinem Buch „On Writing“ verrät Stephen King seinen Lesern, dass er pro Tag 10 Seiten schreibt. So dauert der erste Entwurf eines Romans nicht länger als 3 Monate. Für ihn ist das wichtig, andernfalls wird die Geschichte stumpf und leblos.

Für angehende Autoren hat King einen ähnlichen Tipp: Tür zu! Und erst wieder auf, wenn das Ziel erreicht ist. Das bringt Dringlichkeit ins Spiel und bringt mich zu meinem abschließenden Tipp in diesem Abschnitt:

Versehe deine Aufgaben mit Deadlines.

So wie die meisten Menschen ihre Ausgaben (unbewusst) an ihren Einnahmen festmachen, machen wir die Dauer einer Aufgabe an der Zeit fest, die wir uns dafür geben. Schüler und Studenten können ein Lied von diesem Prinzip singen. In den 3 Monaten vor Abgabe einer Arbeit passiert kaum etwas. In den 3 Tagen vor Ablauf der Deadline wird die komplette Arbeit fertig gestellt. Dringlichkeit in Form einer Deadline gibt uns einen Grund, Gas zu geben.

Schritt 2 zu mehr Produktivität: Meistere deine Psychologie

Was wir tun müssen, um mehr wichtige Dinge erledigt zu bekommen, ist vielen von uns mehr oder weniger bewusst. Dieses Wissen ist jedoch nur dann hilfreich, wenn wir es auch anwenden, daraus ein System entwickeln und dieses System verteidigen.

Ich möchte diesen Abschnitt deshalb mit einem Abschnitt aus Clotaire Rapailles Buch „The Culture Code“ beginnen. Rapaille schreibt:

„Vor Jahren lud mich die Tufts University ein, einen Vortrag bei einer Tagung zum Thema Fettsucht zu halten.

Ein Redner nach dem anderen nannte Lösungen für das Fettsucht Problem der Vereinigten Staaten. All diese Lösungen drehten sich um das Thema Bildung. Scheinbar wären viele Amerikaner dünner, wenn sie nur wüssten, wie man sich gesund ernährt. Wenn sie wüssten, wie wichtig Sport ist. Durch eine Kampagne, die das Bewusstsein für Sport und die richtige Ernährung stärke, ließe sich das ganze Land abmagern.

Als ich mit meinem Vortrag an der Reihe war, konnte ich mir nicht helfen. Ich begann meinen Vortrag mit einer Beobachtung: „Ich finde es faszinierend, dass alle anderen Redner heute meinten, dass Bildung die Lösung des Problems sein.“

Langsam lies ich meinen Blick durch die Menge wandern. „Wenn Bildung die Lösung ist, warum hat diese Lösung nicht mehr von euch geholfen?“

Die Zuhörer schnappten laut wahrnehmbar nach Luft, als ich diese Worte aussprach. Ein paar kicherten, ein paar machten höhnische Bemerkungen. Dementsprechend wenig überrascht war ich, dass mich Tufts nie wieder zu einem Vortrag einlud.“

Niemand hat etwas gegen ein Sixpack oder einen Knackpo. Doch nur wenige sind bereit, den Weg zum Sixpack zu gehen, sich auf diesem Weg regelmäßig zu überprüfen und nein zu sagen, wenn der Kellner fragt, ob es noch ein Nachtisch sein darf.

Informationen, Anleitungen, Leitfäden — all das ist enorm wichtig. Doch auch nicht alles. Mindestens genauso wichtig, ist unsere Psychologie. Unsere Einstellung. Unser Wille. Ein konkreter Plan, der unser Handeln leitet und den wir gegen Ablenkungen verteidigen.

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#1: Grenzen setzen

Dieser Punkt ist lange nicht so einfach, wie gedacht. Lass uns das Thema Schlaf als Beispiel verwenden. Sich vorzunehmen, 8 Stunden zu schlafen, ist die eine Sache. Netflix rechtzeitig auszuschalten, das Handy wegzulegen oder sich sogar einen Wecker fürs Einschlafen zu stellen — das ist etwas völlig anderes.

Beim Online Marketing Gym kommen wir um lange Arbeitszeiten machmal nicht herum. Webinare, Anfragen oder Kurse und die damit verbundenen Deadlines sorgen dafür, dass alle im Team manchmal bis spät Abends — manchmal sogar bis in die Nacht hinein arbeiten.

Clever wäre es in so einem Fall, den Arbeitsbeginn am nächsten Tag um 1-2 Stunden nach hinten zu verschieben. Doch rate einmal, wie oft das in der Vergangenheit tatsächlich passierte? Nicht oft. Sehr selten sogar.

Oft ist diese Idee von einer Aura von Schuld umgeben. „Wir wollen hier doch etwas erreichen, da sollten wir doch durchpowern können, oder nicht?“

Die psychologische Seite der Produktivität ist enorm wichtig und etwas, das mich enorm fasziniert. Kein Trick, Tipp und auch keine App hilft uns, wenn wir die tieferen Gründe für unser Handeln nicht analysieren und hinterfragen. Die Schuld- oder Verlegenheitsgefühle, die unsichtbaren Drehbücher im Stile von „ich sollte, müsste doch eigentlich…“.

Produktivität bedeutet nicht, dass wir maximal viel erledigt bekommen. Produktivität bedeutet, dass wir die wichtigsten Dinge erledigen. Dinge, die am Ende des Monats auf dem Konto einen Unterschied machen. Wir müssen ja zu den wichtigsten Dingen sagen. Das beutetet, dass wir nein sagen zu allen unwichtigen Dingen.

Wann hast du das letzte Mal nein gesagt, wenn dich jemand um Hilfe gefragt hat?

Du weißt es nicht? Dann fällt dir spätestens jetzt auf, warum es in diesem Abschnitt um Psychologie geht. Nein sagen ist nicht einfach. „Ich will niemanden enttäuschen. Ich will nicht, dass er oder sie glaubt, dass ich nicht hilfsbereit bin. Ich will doch umgekehrt auch, dass mir geholfen wird.“

Nein sagen ist eine Fähigkeit, wie alles andere im Leben auch. Und nur wer übt, wird besser.

Wann hast du das letzte Mal an einem Wochenende das gemacht, was du wolltest — statt das, was jemand anderes von dir wollte?

Und wann hast du das letzte Mal Geld oder eine Möglichkeit abgelehnt, weil diese Möglichkeit nicht in Einklang mit deinen langfristigen Zielen stand?

„Das will ich erreichen, das ist mir wichtig und das ist mein Weg dahin.“ Grenzen setzen ist eines der wichtigsten Produktivitätsprinzipien. Und eines von dem nicht oft gesprochen wird.

#2: Tu was dich besser macht

Wie sieht dein perfekter Tag aus?

Nein, nicht dein perfekter Urlaubstag. Auch nicht deine perfekte Fantasie. Mit den Möglichkeiten, die dir im Moment zur Verfügung stehen: Was kannst du tagsüber tun, sodass du abends zufrieden und mit einem Gefühl von Fortschritt in die Kissen fällst?

Du weißt es nicht?

Dann bist du nicht allein.

Doch dann wird es jetzt Zeit, es herauszufinden. Filtere die Dinge, die du brauchst, um deinen Tag optimal gestalten zu können und dann verteidige diese Dinge — auch wenn Manches anderen vielleicht komisch vorkommt.

Mein perfekter Tag beginnt um 7 Uhr mit einer Reihe von Dehnübungen und einer kalten Dusche, um das System in Gang zu bringen. Wer lange Zeit am Schreibtisch sitzt, ist anfällig für Rückenschmerzen und Haltungsfehler. Dem möchte ich durch meine Übungen vorbeugen.

Die Zeit von 7.45 Uhr bis 9 Uhr ist für Bücher, Online Kurse und eine oder zwei Tassen Kaffee reserviert.

Von 9 bis 12 schreibe ich. eBooks, wie unseren Business Planer, Videoskripte, E-Mails oder Artikel, wie diesen. Um 12 gibt es ein Omelett und ein Müsli. Vor 12 nur schwarzen Kaffee und Wasser.

Der Nachmittag ist für Meetings, E-Mails, Videoaufnahmen und das Tagesgeschäft reserviert. Mein Tag endet in 5 von 7 Fällen mit Sport. Am liebsten an der frischen Luft.

Vor dem Einschlafen gehe ich meine To Do Liste für den kommenden Tag noch einmal durch und checke, ob ich alle relevanten Aufgaben in meinem Kalender festgehalten habe. 10 Minuten meditieren und dann ab ins Bett.

Dieser Tagesablauf ist nicht spektakulär, für mich allerdings enorm erfüllend. Ich sprach in diesem Artikel darüber, dass es nicht die kurzfristigen Dopamin-Schübe sind, die uns Menschen glücklich machen, sondern das Überwinden von Hindernissen. Tag ein Tag aus unserem Ziel ein bisschen näher kommen — das ist es, was uns Menschen wirklich glücklich macht.

Wer an etwas arbeitet, das er liebt und hier und da eine schöne Reise, gutes Essen und Zeit für ein Hobby einschiebt, gewinnt.

Bedenke, dass unser optimaler Tagesablauf nicht vom Himmel fällt. Es hat einige Monate gedauert bis ich herausgefunden habe, was ich in meinem individuellen Fall brauche, um morgens in Schwung zu kommen, wie ich meinen Tag strukturieren sollte und was ich brauche, um abends problemlos einschlafen zu können — ohne rasende Gedanken, die mich davon abhalten.

Hast du gefunden, was dich besser macht, dann verteidige diesen Tagesablauf! Du willst Telefonate und Meetings nur am Nachmittag, weil du den Morgen mit kreativen Aufgaben verbringen willst? Dann kommuniziere das und plane deine Meetings entsprechend.

Du arbeitest Abends und sogar Nachts besser, als morgens? Dann plane deinen Tag entsprechend. Und sei dabei unmissverständlich. „Ich arbeite so am besten, also setze ich das so um.“

#3: Positive Einstellung

Die erfolgreichsten Leute, die ich kenne, sind Optimisten. Das bedeutet nicht, dass sie sich nach dem Aufstehen erst einmal auf der Brust rum trommeln, immer gut gelaunt sind und alles super finden.

Negative Emotionen sind allzu menschlich und evolutionsbedingt tief in unserem Innern verankert. Jeder, der dir etwas anderes erzählt, will dich wahrscheinlich für seine Sekte rekrutieren. Doch das ist ein Thema für einen anderen Zeitpunkt…Zurück zur Produktivität:

Optimistisch sein bedeutet in erster Linie, dass wir wissen, dass wir uns von Rückschlägen erholen können. Dass wir zurückkommen und wieder aufstehen können, wenn wir hinfallen.

Es bedeutet, dass wir guten Gewissens etwas Neues ausprobieren können, weil wir an uns glauben. Weil wir unserer Fähigkeit, alte, schlechte Gewohnheiten abzulegen und neue, positive Gewohnheiten aufzubauen, vertrauen.

Und es beutetet, dass wir manchmal spontan sein können.

Disziplin gibt uns eine Menge Freiheit. Wer weiß, wo seine Prioritäten liegen, welche Stellschrauben die eigene Firma voranbringen und was am Ende des Monats keinen Unterschied auf dem Konto macht, kann sich auch einmal einen halben Tag frei nehmen. Produktivität beutetet nicht, mehr zu tun. Produktivität bedeutet, das Richtige zu tun und uns in ein Mindset zu bringen, dank dem wir unsere beste Leistung abrufen können.

Machst du dich innerlich fertig, wenn du einmal eine Deadline verpasst, morgens nur schwer aus dem Bett kommst oder ein Projekt nicht so verläuft, wie du dir das wünscht?

Oder hast du ein System und die Gewohnheiten, mit Rückschlägen umzugehen?

Wie sieht es aus, wenn du einmal länger brauchst, als gedacht? Ich beispielsweise blocke den Freitagmorgen in meinem Kalender für Dinge und Aufgaben, die ich eventuell nachholen muss. Das gibt mir die Chance, bestehende Projekte wieder in die Spur zu bringen oder etwas Neues anzufangen.

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Schritt 3 zu mehr Produktivität: Die Apps, Hacks und Tricks

Die Details machen vielleicht 10% unserer Produktivität aus und trotzdem verbringen die meisten 90% ihrer Zeit hiermit.

Nimm diesen Artikel als Beispiel: Steht mein Layout und die einzelnen Punkte, die ich abdecken will, macht es keinen wirklichen Unterschied, welche Tastatur ich nutze, um den Artikel zu tippen.

Trotzdem: Haben wir alles bis hierher umgesetzt und verinnerlicht, so können ein, zwei Details durchaus interessant für uns werden.

In diesem Zusammenhang möchte ich 4 Punkte ansprechen, die mir in der Vergangenheit immer wieder sehr geholfen haben und immer noch helfen — in der Hoffnung, dass sie auch dir helfen werden.

Gute Kommunikation

Der erste dieser Punkte ist ein firmeninternes Kommunikationssystem. Wir beim Online Marketing Gym nutzen Wire. So trennen wir zwischen Kundenkommunikation und interner Kommunikation.

E-Mails und die Nachrichten innerhalb unserer geschlossenen Facebook Gruppe sind für unsere Mitglieder. Die Schweizer App Wire ist für interne Meetings und Nachrichten. So bringen wir beides nicht durcheinander und haben gleichzeitig die Chance, feste Zeiten für die Kommunikation mit unserer Community festzulegen.

Wer sein E-Mail Postfach ständig geöffnet hat und alle 45 Minuten von einer Nachricht unterbrochen wird, hat es schwer, sich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren und diese mit vollem Fokus abzuarbeiten.

Nicht nur sind feste Zeiten für das Beantworten von E-Mails und Team-interner Nachrichten sehr wichtig, auch das Trennen von Team-interner und externer Nachrichten ist in meinen Augen sehr wertvoll.

Schreib’ auf, was du tust

Diese Idee stützt sich auf Michael E. Gerber und dessen Buch „E-Myth Revisited“. Die drei wichtigsten Ideen aus Gerbers Buch haben wir in diesem Artikel zusammengefasst. Hier ist die Kurzfassung für den Kontext dieses Abschnitts:

Die Begriffe Selbstständiger und Unternehmer werden oft synonym verwendet, beschreiben genau genommen jedoch nicht das gleiche. Ein Unternehmer ist jemand, der in erster Linie an seiner Firma arbeitet und nicht mehr in der Firma arbeiten muss, wenn er oder sie das nicht will.

Selbstständig sind wir dann, wenn wir zwar unsere eigene Firma besitzen, jedoch in erster Linie in der Firma arbeiten und aktiv ins Tagesgeschäft involviert sind.

Wer den Schritt vom Selbstständigen zum Unternehmer tätigen will, muss ein System kreieren, das von anderen problemlos übernommen werden kann. Und das bedeutet in erster Linie: Dinge aufschreiben.

Artikel, wie dieser zum Thema Suchmaschinenoptimierung haben damit nicht nur den offensichtlich Grund, unsere Community zu informieren und unsere Reichweite zu steigern. In Artikeln, wie diesem, halte ich meinen eigenen Prozess fest.

Andere können diesen Prozess übernehmen, sollte ich einmal ausfallen oder eine andere Rolle innerhalb des Online Marketing Gyms einnehmen. Das gibt mir als Gründer Optionen und Optionen sind die ultimative Freiheit.

Daher mein Tipp:

Was machst du immer und immer wieder?

Welche Aufgaben fallen bei dir regelmäßig an?

Welche Aufgaben planst du in naher Zukunft abzugeben?

Dann erstelle eine Anleitung für diese Aufgaben und teste diese Anleitung, indem du dem von dir beschriebenen Prozess exakt folgst. Kreierst du damit das gewünschte Ergebnis? Ja? Super! Nein? Dann musst du noch einmal ran.

Nahrungsergänzungsmittel

Nahrungsergänzungsmittel holen die Kohlen zwar nicht aus dem Feuer, wenn wir uns Tag ein Tag aus von Burgern und Pommes ernähren, können uns allerdings nochmal eine Spur produktiver machen, wenn die Grundlagen bereits sitzen. Essen ist mehr als nur eine Aktivität gegen die Leere im Bauch. Essen ist Treibstoff. Treibstoff, der unsere Zellen mit dem versorgt, was sie brauchen.

Die Berliner Firma Primal State bietet neben hochwertigen Nahrungsergänzungen auch eine Menge Infos und Hintergründe. Hintergründe, die einen Blick absolut wert sind, wenn du das Gefühl hast, die Basics bereits abgedeckt zu haben.

Atemübungen und Meditation

Charlie Munger, Vorstandsvorsitzender von Berkshire Hathaway, meinte einmal: „Es soll nicht einfach sein. Jeder, der es einfach findet, ist dumm.“ Wer Munger oder seinen noch bekannteren Geschäftspartner, Warren Buffett, ein bisschen verfolgt weiß, dass beide kein Blatt vor den Mund nehmen. Das ist in meinen Augen kein Fehler, denn eine Firma zu führen, ist in der Tat nicht einfach. Und Gründer finden es nicht immer leicht, abzuschalten und zu entspannen.

Mir zumindest geht es so.

Gedanken an das Online Marketing Gym oder meine anderen Projekte hören ja nicht auf, wenn ich den Laptop zuklappe und im Wald joggen gehe. Doch so wichtig Commitment und Einsatz auch sind, jede Batterie muss auch einmal aufgeladen werden. Wer sein Auto Tag und Nacht fährt, bekommt irgendwann einmal Schwierigkeiten damit. Wir sind Menschen, keine Maschinen. Und wir brauchen Pausen und Momente der Entspannung, um Tag ein, Tag aus, Woche für Woche produktiv sein zu können.

Viele bekannte CEOs, Sportler und Kreative schwören auf Meditation oder Atemübungen, um diese Momente der Entspannung öfter herbeizuführen und nach einem anstrengenden Tag abzuschalten. Wenn sich Meditation für dich im Moment noch zu sehr nach San Francisco in den 70ern, weiten Hosen und Rasta-Locken anhört, dann zieh’ die Wissenschaft dahinter in Betracht:

Meditation macht uns erwiesenermaßen glücklicher, entspannter und stärkt sogar unser Immunsystem (Quelle). Grund genug, dem Ganzen eine Chance geben. Apps, wie Headspace, Calm oder Oak helfen dir beim Einstieg.

Zusammenfassung — das ist wichtig

90% all derjenigen, die auf der Suche nach mehr Produktivität sind, verbringen ihre Zeit mit Dingen, die kaum oder gar keinen Unterschied machen. Welchen Kalender wir verwenden oder welche Notiz-App den Home Screen unseres Smartphones ziert, macht keinen Unterschied, wenn die Basics nicht sitzen.

Ja, wir alle wissen, dass wir Ablenkungen vermeiden und sinnlose Social Media Aktivitäten bleiben lassen sollten, wenn wir unsere Zeit optimal nutzen wollen. Doch Informationen sind immer nur die Hälfte der Medaille.

Die andere Hälfte besteht aus Systemen, die es uns erlauben, vorteilhafte Aktivitäten in bleibende Gewohnheiten umzuwandeln sowie aus einer soliden mentalen Basis. Wer es nicht schafft, sein System einzuhalten und nach außen hin zu verteidigen, weil er andere beispielsweise nicht enttäuschen will, kommt nicht weit. Ausreichend Schlaf, eine gesunde Ernährung, genug Zeit, um die Dinge herauszufiltern, die wirklich einen Unterschied machen, ein Arbeitsumfeld, in dem wir uns tief konzentrieren können — all das beeinflusst unsere Produktivität mehr als jede App.

Wenn dich dieser Artikel inspiriert hat, um über die für dich und dein Projekt wichtigsten Dinge nachzudenken, dann habe ich meinen Job gemacht. Nimm dir noch heute 5 - 10 Minuten Zeit, um über die für dich wichtigsten Dinge nachzudenken. Was muss unbedingt erledigt werden? Was macht einen Unterschied auf dem Konto? Und was füllt lediglich deine Zeit?

Kannst du all das, was in letztere Kategorie fällt, abgeben, automatisieren oder ganz weglassen? Wie kannst du deinen Schlaf oder deine Ernährung optimieren?

Bedenke: Produktivität bedeutetet nicht, dass wir jede Minute des Tages beschäftigt sind. Produktivität bedeutet, dass wir uns die Zeiten nehmen, um über Fragen, wie diese, nachzudenken, sodass wir das tun können, was uns weiterbringt!